从今开始

在外企，深深的体会到Email的重要性，特别是对项目经理而言，Email几乎是每天必用的工具。

总结了一下，Email的作用无外乎以下几点：

1.正式便捷的沟通方式

打电话、面谈固然重要，但是Email是文字上的，更显得正式。特别是项目上的申请、报告、通知等等，一封简明流畅的email很容易反映出你的工作能力。尤其是给老板的，老板没有时间事事听你汇报，及时写封详尽的email给他，会起到更好的效果。如果项目涉及海外公司同事的话，email的重要性就更不言而喻了。

2.最好的工作记录

在项目的执行过程中，形成用email与团队沟通的习惯，会帮助项目经理理清思路，并记录一些细小的事，以便日后参阅。好的项目经理应该能够把自己的邮箱转化为项目管理文件夹。

3.最好的“打官司”的证据

特别是同一件事可以involve多个人进来，即copy to 多个人，这恐怕是最便利且正式的声明方式了。当然，收信人不一定看你的信件，没关系，发完后打个电话，并且有必要的话，发信时CC给老板，你的职责就算尽到了，对方不做是他的事，日后有了问题，Email就是最好的凭证了。尽管这样有点那个了，但是办公室就是这样现实的，为了避免扯皮，首先要打好预防针。

很多人认为发email是浪费时间，一方面是英语不过关，在这里我只能说要在外企做项目经理，这是必备的能力，不要摆出一副中国人不稀罕用外语的架势来，既然来给鬼子打工，先练好鸟语再说。

另一个误解email的原因恐怕就是不会写，这里说不会写是指不会写有效的邮件。邮件怎样才算有效呢？

首先要短小，言简意赅。email毕竟不是年终报告，用不着凑字数，尽量让收信人不要按Pagedown就能看完。

其次要清楚明白，尽量分个1、2、3说问题，不要几件事揉成一团。

最后要有的放矢，善用CC功能，将相关的人都抄送到，以示提醒，不相关的绝对不要烂抄送。bcc标识暗送，如果你收到一封bcc的邮件，表示发件人希望你知道此事，但不希望真正收信人和CC的人知道“你知道这件事”，呵呵，有点绕啊。
自从E-mail作为正式文件形式被公司接纳后，阅读公司E-mail有时就成为一种额外的乐趣，甚至比朋友穷极无聊时群发的小游戏还有趣。

记忆深刻的一封mail来自我们的CEO，主题是：致本公司杰出的S/M团队。所有人收到mail后都以为大老板心情甚佳，给大家开个玩笑。细看才知道，原来他的S/M是Sales和Marketing的缩写。这还不算，当他发现大家都在偷笑时，竟然摸不着头脑。直到后来逼问一个助理，才明白原来S/M另有深意。一个经典公司八卦就此诞生：老板竟连S/M都不懂。

有的mail像慧星一样，拖着长长的尾巴。一条一条看下去，也许就是一场如火如荼的战争。

收到过一封莫名其妙的邮件，一个平时连脸也不太熟的同事声泪俱下陈述他的委屈：“亲爱的全体同事，以下是我做这个项目的具体时间表，请各位明察。”下面是一张没头没脑的时间表。这时突然看到屏幕旁的下拉滚轴显示，这几行字还仅仅是这封信的开始。一封封读下去，就像一篇长篇小说。原来他们的项目误期了，客户很生气，不仅不准备付款，而且根本不打算再与他们合作了。第一封mail是客户发给项目经理的，彬彬有礼地陈述了拒绝付款的理由。项目经理群发给小组成员，希望大家找出责任人。然后小组成员接二连三的回复，间中还有证人与证词。后来有人在回复的时候，顺带抄送给了大老板。最后把责任落实在几个一直没有回复的人身上。其中一个被逼急了，于是写了这样一封信，抄送全公司员工，以示清白。

可别小看了E-mail功能中的抄送、暗送、转发等功能，简单的几个词，里面大有玄机。他们有时比会议更暧昧，比八卦传媒更棘手。记住，你所写的每一个字，都将作为之后的mail法庭中的证词。

据一位微软的员工说，他们设计的邮件产品，除了抄送、暗送、转发等功能，还有“不得抄送”、“不得暗送”、“不得转送”甚至“不得回复”、“阅毕自行删除”等功能。只是这些新武器还没有被广泛掌握。看来，若想打好下一场升级的mail战争，先要把邮件新功能研究透了再说。

继“史上最牛女秘书”后，上月中旬，上海一家西班牙企业又惊爆“史上最牛财务经理”。

前者因不满老板指责，将一封咄咄逼人的回信抄送给了中国公司的所有员工，最终传遍国内外企；而后者则因揭发总经理被开除，质疑解聘决议的财务经理，连续三次向公司同事发出公开信，获得包括公司生产部门、技术部门、IT部门以及北京分公司的声援。

电子邮件，在两起事件中扮演了重要角色。

百度一下“邮件曝光”，柯达内部邮件曝光、雅虎内部邮件曝光、网易内部邮件曝光、百度内部邮件曝光……诸如此类，比比皆是。

使用简易、传递迅速、跨时区跨地区、易于保存，电子邮件已经成为办公室必备工具，不过使用不当，电子邮件可能被滥用，抑或出现更严重的结果，成为“杀手”。

这个杀手有点冷。

CC 不可言说的圈套

正如去年大卖的弗里德曼那本著名的书??《世界是平的》一样，有了电子邮件的存在，公司也开始成为一个“平”的世界。

每个人都有可能制造一个平的世界，每个人也可能被卷入一个平的世界。

黄小姐去年从一家国有银行跳槽到一家知名的跨国金融公司工作。面对庞杂的组织结构，她无所适从。

每个项目结束后，黄小姐就会老老实实地以电子邮件的形式向直接上司汇报。但一个偶然的机会，她发现与自己同级别的同事Candy不但将情况汇报给直接上司，同时也会抄送（CC）给上司的上司。

Candy在电梯入口处与上司的上司相谈甚欢，不经意透露的这一句话让站在一旁的黄小姐紧张不已。

作为新人，黄小姐既不熟悉公司的组织架构，也不了解公司的人际关系，究竟该不该抄送，抄送给谁，她陷入困境。

一年以后，对公司有了相当程度的熟悉后，黄小姐已经对向谁汇报，采取怎样的方式汇报驾轻就熟。CC的方式不仅仅用于巧妙的汇报工作，同时也能够让所有在一个项目中的同事了解自己的任务。

“最讨厌的不是CC，是BCC.”她开始抱怨那些喜欢BCC（秘密抄送）的同事。在她看来，BCC就像一个圈套，收到信的人不知道自己的信还同时被哪些人收到，也不知道自己的信会被秘密转发到哪些人手中，这是一个危险的做法??这些秘密的收信人可能是项目的负责人，可能是公司的CEO.

“即使同事不能成为你的朋友，也绝不要使用‘不阳光’的方式相处。职业一点，专业一点。”人力资源咨询公司PDI高级咨询顾问李峰建议。

留存 掌握证据

写信，回复，转发，抄送，秘密抄送……一个电子邮件，就这么被层层传播，最终不知去向。但外企的原则是，你可以让它传播，不可以让它消失。

李先生每隔一个月就会将自己已经收到和发出的电子邮件打包，并把它们小心地分类保存起来，他甚至还做了一个备份，以免邮件丢失。这个习惯他已经保持了6年。

毕业后进入工作岗位的第一年，他并没有意识到电子邮件的重要性。直到有一天，当一个项目由于某个环节而无法继续下去时，其他同事都能够提供自己当时在电子邮件中沟通的细节，以及自己已经完成了属于自己的工作。而李先生却因为释放邮箱空间删除了自己的发件，没有任何证据证明他做了自己应该做的一个部分的工作。

他没有受到任何处分，但这给了他一个教训。李先生痛下决心，一定要保存邮件，直到自己离开现在的岗位。

而陈先生则早就养成了一个习惯，他绝少口头与同事达成共识，每当讨论出来一个结果，必会要求同事发电子邮件给他确认。

即便是坐在对面的同事，他也同样会提出“发个电子邮件给我”的要求，一些同事起初并不适应他的工作方式，不过在陈先生的坚持下，大家慢慢开始形成默契。

“电子邮件是最好的证人。”陈先生坦言。

写信收信的时间、信件的内容，清晰可见，电子邮件，有一天可能会成为呈堂证供，想想这些，你还会或者还敢于按下删除键吗？

“书面容易留存是职场人喜欢使用电子邮件的重要原因，但同时也不排除有些职场人出于不善于面对面沟通，试图回避人际交流的原因，使用电子邮件。”李峰分析，“与其说电子邮件变成办公室政治的工具，不如说它造成了沟通的障碍。”

接收 夜半邮件回不回

梁小姐的上司宋先生正试图说服她在家里的电脑上装一个接口，这样即便她不带笔记本回家也可以收发工作信箱的邮件。

梁小姐颇感为难。

在过去的几个月里，宋先生配备了一台黑莓手机，在进行全世界范围内的商务旅行时，无论是凌晨两点还是清晨六点，他都有可能发一封邮件给部门里的同事。

这些邮件，被要求“尽快回复”。一次梁小姐在家加班到深夜，但因为没有申请权限，无法收办公邮件，而错过了宋先生的一个重要邮件。

“事实上，宋先生完全可以通过电话说出他的想法。”梁小姐开始排斥接二连三的邮件。“它破坏了我的生活，侵占了我的私人空间。”

“电子邮件对于全球化的公司来说是一柄双刃剑。一方面公司在全球24小时都是工作时间，电子邮件能够提高工作效率；但另一方面，它严重影响了不同时区员工的个人生活。”李峰说。